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User Guide — OnCallRota (iOS)

About this app

OnCallRota helps you plan on-call rotas, compensation days, and absences on a single iPhone or iPad. Add your team, pick a period, generate several roster options, then refine the best one until it is ready to share.

All roster data is stored locally on your device. There is no login server. To keep a copy or move to another device, use Export & Backup (JSON) or export to CSV/PDF (and with Pro, Excel).

Short workflow: Team → Plan → Generate → Roster tab → open an option → adjust days → export.

Requirements

• iPhone or iPad with a recent iOS version (the app is designed for portrait use).
• Enough storage for backups and exported files.
• Optional: internet for online public holidays and school breaks (Settings → Regional holidays).

First launch

On first start you see a short introduction covering:

1. Data stays on this device.
2. You can match holidays to your region.
3. You can export rosters (CSV, PDF; Excel with Pro).
4. You add colleagues, pick a month, and generate options.

You may skip the tour; the 7-day Pro trial still starts (with progressive unlocks).

Tip: at the bottom of the home screen, Quick start lists steps and actions such as Generate now or Load demo team.

Home screen: Team, Plan, and Roster

At the top, switch between three tabs:

Top right: Settings (gear). Toolbar: Export and related actions.

Team — colleagues and absences

Add a colleague

• Type a name and confirm, or paste several names (one per line) via bulk import.
• Pick a colour per colleague; it appears in rosters and legends.

Edit a colleague

• Tap the pencil: name, colour, and absence periods.
• Per absence: type, start and end date. Quick presets: Today, 1 week, Weekend.
• Overlapping absences are blocked with a clear message.

Team presets (Pro, last trial day) — save a fixed team lineup to reload later.

Plan — period and generate

1. Choose the start month.
2. Choose 1 or 2 months of planning.
3. Review Planner configuration (from Plan or Settings): rule template, weekend blocks, validation, holidays.
4. Tap Generate roster.

After generation, several options appear on the Roster tab. Each option is a full proposal; you can switch without losing the others.

Planner configuration (summary): templates (e.g. general medical, surgical weekend blocks); generator rules; validator rules; regional holidays (country/region, online fetch).

Roster — compare and pin options

• Tap an option card to open the roster.
• Pin your favourite option; it stays on top and is the default for export (“pinned option only”).
• Compare options from the cards on the Roster tab.

Open a roster option — day-to-day work

Day cards: tap a day to change the shift (colleague or Unassigned); long-press the compensation chip for compensation actions; fix red conflicts first.

Toolbar: Undo / Redo (top left); Batch mode (Pro from trial day 4); menu (top right) for calendar, colleague overview, compensations, export, filters.

Filters: conflict days only, compact cards, filter by colleague, jump to conflicts via date chips.

Calendar overview — month view; context menu includes day summary. Compensations — central list with bulk clear. Batch, macros, plans (Pro) — templates, macro sequences, command palette. Changes since generate — compare edits to the last generated snapshot.

Statistics per colleague (Pro, trial day 3)

Open from the roster menu: Shifts per colleague — totals by period, spread and fairness, optional calendar (.ics) share.

Export & Backup

Open Export from the home screen toolbar.

Roster tab: Include all options or pinned only; format CSV, Excel (.xlsx, Pro), or PDF; preview then Copy, Export to file, or Share. Conflicts as CSV below (same scope).

Backup tab: full JSON (always complete; scope does not apply). Restore via Settings → Import. Backups from browser and iOS are tagged; wrong client shows a clear error.

Settings

OnCallRota Pro

7-day trial: days 1–2 core + CSV/PDF; day 3 statistics; day 4 batch; day 5 Excel; day 6 planner portability; day 7 team presets + full Pro preview. Then subscribe via Settings → Subscription or the paywall.

FAQ

Why is there no scope on Backup?

Backup is always full. Scope applies only on the Roster tab (CSV/Excel/PDF).

Import fails

Check valid JSON, correct app (iOS vs browser), and that the file is not truncated.

A red conflict remains

Fix the underlying rule issue (unassigned day, absence, buffer, consecutive shifts).

Holidays missing

Enable online holidays and pick country/region in Settings.

Excel button disabled

Excel is Pro; use CSV or PDF, or subscribe to Pro.

Guide last updated: May 2026 — OnCallRota iOS.

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Benutzerhandbuch — DienstPlan (iOS)

Über diese App

DienstPlan hilft Ihnen, Dienstpläne, Ausgleichstage und Abwesenheiten auf einem iPhone oder iPad zu planen. Team erfassen, Zeitraum wählen, mehrere Planungsoptionen erzeugen und die beste Option bearbeiten, bis sie bereit zum Teilen ist.

Alle Daten werden lokal auf dem Gerät gespeichert. Es gibt keinen Login-Server. Für eine Kopie oder einen Gerätewechsel nutzen Sie Export & Backup (JSON) oder den Export als CSV/PDF (mit Pro auch Excel).

Kurzablauf: Team → Plan → Erzeugen → Tab Dienstplan → Option öffnen → Tage anpassen → exportieren.

Voraussetzungen

• iPhone oder iPad mit aktueller iOS-Version (optimiert für Hochformat).
• Ausreichend Speicher für Backups und exportierte Dateien.
• Optional: Internet für Online-Feiertage und Schulferien (Einstellungen → Regionale Feiertage).

Erster Start

1. Daten bleiben auf diesem Gerät.
2. Feiertage können an Ihre Region angepasst werden.
3. Dienstpläne lassen sich exportieren (CSV, PDF; Excel mit Pro).
4. Kolleg:innen hinzufügen, Monat wählen, Optionen erzeugen.

Die Tour kann übersprungen werden; die 7-tägige Pro-Testphase startet trotzdem.

Tipp: Unten auf dem Startbildschirm: Schnellstart mit Jetzt erzeugen oder Demo-Team laden.

Startbildschirm: Team, Plan und Dienstplan

Oben rechts: Einstellungen. Symbolleiste: Export.

Team — Kolleg:innen und Abwesenheiten

Namen eingeben oder Massenimport; Farbe wählen. Bearbeiten per Stift: Name, Farbe, Abwesenheitszeiträume (Schnellwahl: Heute, 1 Woche, Wochenende). Team-Voreinstellungen (Pro) am letzten Testtag.

Plan — Zeitraum und Erzeugen

1. Startmonat wählen.
2. 1 oder 2 Monate Planung.
3. Planer-Konfiguration prüfen.
4. Dienstplan erzeugen tippen.

Mehrere Optionen im Tab Dienstplan; Vorlagen, Generator- und Validator-Regeln, regionale Feiertage.

Dienstplan — Optionen vergleichen und anheften

Optionskarte antippen; anheften für Export-Standard („nur angeheftete Option“).

Option öffnen — tägliche Arbeit

Tageskarten: Tippen zum Zuweisen; langer Druck auf Ausgleichs-Chip. Symbolleiste: Rückgängig/Wiederholen; Stapelmodus (Pro, Tag 4); Menü für Kalender, Kollegenübersicht, Ausgleich, Export. Filter: Konflikttage, kompakt, Kolleg:in, Springen zu Konflikten. Kalender, Ausgleichsliste, Makros/Pläne (Pro), Änderungen seit Erzeugen.

Statistik pro Kolleg:in (Pro, Testtag 3)

Dienste pro Kolleg:in — Summen, Verteilung, Fairness; optional Kalender (.ics) teilen.

Export & Backup

Tab Dienstplan: Umfang (alle oder nur angeheftet); CSV, Excel (Pro), PDF; Kopieren, In Datei exportieren, Teilen; Konflikte als CSV.

Tab Backup: vollständiges JSON (immer komplett). Wiederherstellen: Einstellungen → Importieren. Web- und iOS-Backups sind gekennzeichnet.

Einstellungen

Allgemein (Sprache DE/EN/NL, Design), Anzeige, Planung, Regionale Feiertage, Daten & Backup, Abonnement, Vertrauen & Hilfe. Alle Daten löschen mit Bestätigung.

DienstPlan Pro

Kostenlos: Erzeugen, Bearbeiten, CSV/PDF, JSON-Backup. Pro: Excel, Statistik, Stapelmodus, Planer-JSON, Team-Voreinstellungen.

7-Tage-Test: Tag 1–2 Kern + CSV/PDF; Tag 3 Statistik; Tag 4 Stapel; Tag 5 Excel; Tag 6 Planer-Portabilität; Tag 7 volle Pro-Vorschau. Danach Abo unter Einstellungen → Abonnement.

Häufige Fragen

Kein Umfang beim Backup?

Backup ist immer vollständig; Umfang nur im Tab Dienstplan.

Import schlägt fehl

Gültiges JSON, richtige App, vollständige Datei prüfen.

Roter Konflikt bleibt

Regelverstoß beheben (unbesetzt, Abwesenheit, Puffer, aufeinanderfolgende Dienste).

Feiertage fehlen

Online-Feiertage aktivieren, Land/Region wählen.

Excel ausgegraut

Excel ist Pro; CSV/PDF nutzen oder abonnieren.

Stand Handbuch: Mai 2026 — DienstPlan iOS.

Nederlands · NL

Gebruikershandleiding — Dienst Planner (iOS)

Over deze app

Dienst Planner helpt je dienstroosters, compensatiedagen en afwezigheden op één iPhone of iPad te plannen. Je voert je team in, kiest een periode, laat meerdere roosteropties genereren en werkt de beste optie bij tot hij klaar is om te delen.

Alle roostergegevens staan lokaal op je apparaat. Er is geen inlogserver. Gebruik Export & back-up (JSON) of export naar CSV/PDF (met Pro ook Excel).

Workflow: Team → Plan → genereren → tab Rooster → optie openen → dagen bijstellen → exporteren.

Vereisten

• iPhone of iPad met recente iOS (ontworpen voor staande modus).
• Voldoende opslag voor back-ups en exports.
• Optioneel: internet voor online feestdagen (Instellingen → Regionale feestdagen).

Eerste keer opstarten

1. Gegevens blijven op dit apparaat.
2. Feestdagen aan je regio koppelen.
3. Roosters exporteren (CSV, PDF; Excel met Pro).
4. Collega’s toevoegen, maand kiezen, opties genereren.

Rondleiding overslaan mag; de 7-daagse Pro-proef start alsnog.

Tip: Snel starten onderaan met Nu genereren of Demoteam laden.

Startscherm: Team, Plan en Rooster

Rechtsboven: Instellingen. Werkbalk: Export.

Team — collega’s en afwezigheden

Naam toevoegen of bulkimport; kleur per collega. Potlood: naam, kleur, afwezigheidsperiodes (presets: Vandaag, 1 week, Weekend). Teampresets (Pro) op laatste proefdag.

Plan — periode en genereren

1. Startmaand kiezen.
2. 1 of 2 maanden planning.
3. Plannerconfiguratie controleren.
4. Rooster genereren tikken.

Meerdere opties op tab Rooster; sjablonen, generator- en validatorregels, regionale feestdagen.

Rooster — opties vergelijken en vastpinnen

Optiekaart openen; vastpinnen voor export (“alleen vastgepinde optie”).

Roosteroptie openen — dagelijks werk

Dagkaarten: tik om dienst te wijzigen; lang indrukken op compensatie-chip. Werkbalk: Ongedaan maken/Opnieuw; batchmodus (Pro, dag 4); menu voor kalender, collega-overzicht, compensaties, export. Filters: conflictdagen, compact, collega, spring naar conflict. Kalender, compensaties, macro’s/plannen (Pro), wijzigingen sinds genereren.

Statistieken per collega (Pro, proefdag 3)

Diensten per collega — totalen, spreiding, eerlijkheid; optioneel kalender (.ics) delen.

Export & back-up

Tab Rooster: omvang (alle of vastgepind); CSV, Excel (Pro), PDF; kopiëren, naar bestand, delen; conflicten als CSV.

Tab Back-up: volledige JSON (altijd compleet; omvang geldt niet). Herstellen: Instellingen → Importeren. Web- en iOS-back-ups zijn herkenbaar.

Instellingen

Algemeen (taal NL/EN/DE, thema), Weergave, Planning, Regionale feestdagen, Data & back-up, Abonnement, Vertrouwen & hulp. Alles wissen met bevestiging.

Dienst Planner Pro

Gratis: genereren, bewerken, CSV/PDF, JSON-back-up. Pro: Excel, statistieken, batchmodus, planner JSON, teampresets.

7-daagse proef: dag 1–2 kern + CSV/PDF; dag 3 statistieken; dag 4 batch; dag 5 Excel; dag 6 planner portable; dag 7 volledige Pro-preview. Daarna via Instellingen → Abonnement.

Veelgestelde vragen

Geen omvang bij Back-up?

Back-up is altijd volledig; omvang alleen bij tab Rooster.

Import mislukt

Geldige JSON, juiste app, volledig bestand controleren.

Rood conflict blijft

Regel overtreding oplossen (onbemand, afwezigheid, buffer, opeenvolgende diensten).

Feestdagen ontbreken

Online feestdagen aan, land/regio in Instellingen.

Excel grijs

Excel is Pro; CSV/PDF of abonneren.

Laatste update handleiding: mei 2026 — Dienst Planner iOS.