1. Was ist ArztZeit?

ArztZeit ist eine mobile App für Ärztinnen und Ärzte in der klinischen Weiterbildung und im dienstverantwortlichen Bereich. Sie bündelt an einem Ort:

• Zeiterfassung – Dienste stempeln, Pausen und Überstunden im Blick
• ArbZG- bzw. CH-Arbeitszeit-Überwachung – Ruhezeiten, Wochenstunden, Verstöße der letzten 30 Tage
• Dienstplanung – geplante und erfasste Dienste, Bereitschaft/Ruf, Urlaub
• OP-Logbuch (AIW) – Eingriffe nach Fachrichtung, WBO-orientierte Ziele
• Rufbereitschaft (OA) – Einsätze während aktiver Rufdienste
• Diensttausch – Marktplatz und Tausch-Pools mit verbundenen Kolleginnen und Kollegen
• Mentoring – Fortschritt von Assistenzärztinnen/-ärzten einsehen und validieren (OA)

Alle Kernfunktionen arbeiten zunächst lokal auf Ihrem Gerät. Optional können Sie sich mit dem Backend anmelden und – mit ArztZeit Pro – verschlüsselt in der Cloud sichern und mehrere Geräte nutzen.

2. Erste Schritte & Onboarding

Beim ersten Start führt Sie die App durch mehrere Schritte (Schritt X von Y).

2.1 Willkommen & Region

Auf dem Begrüßungsbildschirm (Willkommen bei ArztZeit) wählen Sie Ihr Regelwerk:

• Deutschland / Österreich (DE/AT) – ArbZG-Logik, u. a. 48-Stunden-Woche, Ruhezeit 11 h, Opt-out-Regelungen wo konfiguriert
• Schweiz (CH) – CH-Arbeitszeit (z. B. 50 h-Wochenlimit), entsprechende Bezeichnungen in der App (CH-Arbeitszeitmonitor statt ArbZG-Monitor)

Tippen Sie auf Weiter, um fortzufahren.

2.2 Rolle wählen

Sie legen fest, ob Sie primär als Assistenzarzt / Assistenzärztin (AIW) oder in der Oberarzt-Rolle arbeiten. Davon hängen ab:

• der vierte Tab (Logbuch vs. Rufbereitschaft),
• verfügbare Dienstarten und Auswertungen,
• das Mentoring-Angebot (Mentor-Ansicht für OA).

2.3 Fachrichtung (AIW)

Assistenzärztinnen und -ärzte wählen ihre Chirurgische Fachrichtung. Diese steuert OP-Kategorien, Soll-Zahlen und Logbuch-Struktur (orientiert an BÄK/WBO).

2.4 Kurz zu Daten und Testphase (Store-Version)

In der offiziellen App-Version erscheint abschließend Kurz zu Daten und Testphase mit Hinweisen zu:

• lokaler Datenspeicherung auf dem Gerät,
• einer 7-tägigen Testphase nach Backend-Anmeldung (progressiv freigeschaltete Funktionen),
• optionaler verschlüsselter Cloud mit Pro.

Mit Los geht’s gelangen Sie zur Hauptnavigation.

3. Navigation – die fünf Bereiche

Unten in der App finden Sie eine feste Leiste mit fünf Symbolen:

Tipp: Der mittlere Button Stempeln öffnet dieselbe Übersicht wie der erste Tab, fokussiert aber auf die aktuelle Zeiterfassung – ideal unterwegs zwischen zwei Eingriffen.

Von der Übersicht aus erreichen Sie per Wischen oder Links weitere Bildschirme, z. B. Dienste verwalten, Dienst-Marktplatz, Dienstverhältnis oder erneut den ArbZG-Monitor.

4. Übersicht & Kalender

Der Tab Übersicht ist Ihre Schaltzentrale. Der Untertitel lautet sinngemäß: Zeiterfassung, Überstunden, Urlaub und ArbZG auf einen Blick (in der Schweiz: CH-Arbeitszeit).

4.1 Tages- und Wochenansicht

• Heutiger Dienst – geplant, laufend oder abgeschlossen; Hinweise auf Urlaub, freie Tage oder getauschte Dienste
• Kalenderwochen (KW) – farbige Markierungen für Soll-Stunden, Überstunden, Bereitschaft/Ruf, Telefonate, Verstöße
• Monatsübersicht – über das Monatssymbol: Balkendiagramm, Wochenend-Statistik, Legende

In der Legende finden Sie u. a.:

• Soll / Überstunden
• geplante vs. erledigte Bereitschaft (AIW) bzw. Ruf (OA)
• Telefonat während Rufbereitschaft
• Krankenhaus-Einsatz
• abgegebene oder getauschte Dienste
• Warnungen und ArbZG-/CH-Verstöße

4.2 Karten und Shortcuts

• ArbZG-Monitor / CH-Arbeitszeitmonitor – kompakte Vorschau; Tippen öffnet den vollen Monitor
• Überstunden – Saldo und Entwicklung
• Dienste verwalten – manuell hinzufügen, bearbeiten, nachträglich anpassen
• Dienst-Marktplatz – Dienste tauschen, Angebote von Kolleginnen und Kollegen
• Dienstverhältnis (AIW) – Analyse Regeldienst / Bereitschaft / Ruf
• Rufbereitschaft (OA) – Einsätze erfassen, wenn ein Rufdienst aktiv ist

4.3 Aktionen pro Kalendertag

Halten oder tippen Sie einen Tag, um z. B. einen Dienst zu planen, Details zu öffnen, den Tag als frei oder Urlaub zu markieren.

4.4 Benachrichtigungen & Profil

Oben erreichen Sie Ihr Profilbild, Benachrichtigungen und – je nach Kontext – den Marktplatz oder andere Hinweise (z. B. offene Tauschanfragen).

5. Stempeln – Zeiterfassung

Über den zentralen Tab Stempeln erfassen Sie die wirklich gearbeitete Zeit:

1. Einstempeln – Dienst beginnt; wählen Sie bei Bedarf den Dienstart (z. B. Regeldienst, Bereitschaft, Ruf)
2. Während des laufenden Dienstes sehen Sie eine prominente Anzeige der aktiven Schicht
3. Ausstempeln – Dienst beenden; Pausen und Notizen können im Anschluss in Dienste verwalten ergänzt werden

Ohne aktives Stempeln können geplante Dienste aus dem Kalender stammen. Für ArbZG-relevante Auswertungen zählt die erfasste Arbeitszeit.

6. Dienste verwalten

Unter Dienste verwalten (Geplante und erfasste Dienste – bearbeiten oder manuell hinzufügen) pflegen Sie alle Schichten.

6.1 Listen

• Heute / Laufende Dienste
• Geplant
• Abgeschlossen (einklappbar)

Status: geplant, läuft, abgeschlossen.

6.2 Dienst bearbeiten

Im Bearbeitungsblatt legen Sie fest:

• Beginn und Ende
• Pausen
• Dienstart
• Notizen
• Einsätze (z. B. Telefonate oder Einsätze während Bereitschaft/Ruf)

Dienste können gelöscht werden (mit Bestätigung). Die Listenansicht zeigt typischerweise die letzten ca. 60 Tage; ältere Daten bleiben gespeichert und fließen in Exporte ein.

6.3 Grenzen in der Testphase

In der offiziellen App gelten während der frühen Testphase Limits (z. B. Anzahl neuer Dienste pro Kalenderwoche). Nach Ablauf der Testphase ohne Pro können Dienste nur noch eingesehen, nicht mehr bearbeitet werden – siehe Abschnitt Testphase & Pro.

7. ArbZG-Monitor / CH-Arbeitszeitmonitor

Der zweite Tab zeigt den ArbZG-Monitor (DACH) oder CH-Arbeitszeitmonitor. Er prüft u. a.:

• Tägliche Arbeitszeit und Höchstbelastung
• Ruhezeit (11 Stunden zwischen Diensten)
• Wochenarbeitszeit (48 h / Opt-out 60 h in DE/AT; 50 h in CH – je nach Einstellung)
• Pausen

7.1 Verstöße

Oben erscheint ein Badge wie X Verstöße · 30 Tage. Ein Tipp darauf öffnet die Übersicht der Verstöße mit Datum, Regel und Details (z. B. Ruhezeit, Wochenstunden).

7.2 Bericht exportieren

Über ArbZG-Bericht exportieren bzw. CH-Arbeitszeitbericht exportieren erzeugen Sie eine Textvorschau und teilen den Bericht per System-Teilen-Menü (E-Mail, Dateien, …).

In der Gratis-Phase nach Testende oder in frühen Testtagen kann ein Wasserzeichen im Export erscheinen (Hinweis auf Test- oder Read-only-Nutzung).

8. OP-Logbuch (Assistenzärztinnen und -ärzte)

Der Tab Logbuch dokumentiert operative Eingriffe nach Ihrer gewählten Fachrichtung.

8.1 Übersicht

• Fortschritt pro Kategorie (Ist vs. Soll, BÄK/WBO-orientiert)
• Suche und Sortierung
• Vergleichszeiträume (30 / 60 / 90 Tage)

8.2 OP erfassen

Über OP erfassen tragen Sie Eingriffe ein – ggf. mit Vorlagen. Bei Erreichen von Richtwerten (z. B. 300 Eingriffe) erscheint ein Hinweis Richtwert erreicht!

8.3 Bericht aus dem Logbuch

Mit Bericht exportieren erstellen Sie einen Textbericht Ihres OP-Logbuchs zum Teilen oder Archivieren.

Monatliche Gesamtberichte (Arbeitszeiten + OP) sind in der App vorbereitet; die Navigation Profil → Auswertungen → Monatsbericht Export wird schrittweise ausgebaut. Nutzen Sie bis dahin ArbZG-Export, Dienstverhältnis-Export und OP-Logbuch-Export.

9. Rufbereitschaft (Oberärztinnen und -ärzte)

Oberärztliche Nutzerinnen und Nutzer sehen statt des Logbuchs den Tab Rufbereitschaft.

• Während eines aktiven Rufdienstes protokollieren Sie Einsätze (Telefon, Vor-Ort)
• Schnellerfassung für Telefonate während der Bereitschaft
• Kontext zu Vergütung und TV-Ärzte (DACH) bzw. CH-Regeln je nach Region

Geplante Rufdienst-Tage pflegen Sie unter Profil → Auswertungen → Rufdienst-Tage (auch an Tagen mit Regeldienst möglich).

10. Dienst-Marktplatz

Dienst-Marktplatz – Tauschen Sie Dienste mit verbundenen Kollegen.

10.1 Voraussetzungen

1. Backend-Anmeldung (Anmelden & Backend im Profil)
2. Mindestens eine Kollegen-Verbindung (Profil → Mentoring & Kollegen → Kollegen verbinden)
3. In der Testphase: Cloud-Funktionen ab Kalendertag 3 der Testphase (siehe Banner im Profil)

10.2 Angebote

• Angebote von Kollegen durchsuchen und annehmen oder ablehnen
• Eigene Schichten mit Zum Tausch anbieten einstellen
• Angebotsdetails – Status, Ablauf, ggf. Team-Chat, Zurückziehen

Abgelaufene oder abgelehnte Angebote haben keine Wirkung mehr auf Ihren Plan – prüfen Sie den Kalender nach jedem Abschluss.

11. Dienst-Tausch-Pools

Dienst-Tausch-Pools – Gruppen verwalten, Code teilen, gemeinsam tauschen.

Erreichbar über Profil → Mentoring & Kollegen oder vom Marktplatz aus.

• Ihre Pools – Übersicht, Suche
• Neuen Tausch-Pool erstellen oder Pool beitreten per Einladungscode
• Code kopieren oder teilen; Pool-Icon und Mitglieder-Avatare
• Mitglieder verwalten, Pool verlassen

Ohne Pro/Cloud zeigt die App einen Hinweis auf ArztZeit Pro mit den Vorteilen der verschlüsselten Synchronisation.

12. Mentoring & Kollegen

Im Profil-Bereich Mentoring & Kollegen:

12.1 Assistenzärztliche Nutzer

• Mentorin/Mentor einladen oder Einladung annehmen
• Berechtigungen bearbeiten – was die Mentorin/der Mentor sehen darf
• Feedback vom Mentor anzeigen

12.2 Oberärztliche Nutzer – Als Oberarzt/-ärztin

Über Mentor-Ansicht:

• Liste AKTIVE ASSISTENZÄRZTE
• OP-Fortschritt pro Mentee (Ist/Soll, Kategorien)
• VALIDIERUNG – einzelne Wochen oder Diese Woche komplett validieren
• FORTSCHRITTSBERICHT exportieren
• Feedback geben (in Pro/Testphase mit Cloud)

13. Profil & Einstellungen

Der Tab Einst. führt zu Profil & Einstellungen. Oben wechseln Sie zwischen sechs Bereichen:

13.1 Profil

• Name, Titel (z. B. Dr. med.)
• Personalnummer (für interne Zuordnung / künftige Exporte)
• Profilbild – aus der Fotobibliothek wählen, zuschneiden, in der App und im Marktplatz angezeigt

Hilfe-Buttons (?) erklären Felder unter Wofür wird das genutzt? und Aktuelle Auswirkung.

13.2 Klinik & Urlaub

• Klinikname, Wochenstunden, Tarif, Regeldienst
• Urlaub / Urlaubstage
• DACH: Opt-Out (60-Stunden-Woche nach ArbZG)
• CH: CH-Arbeitszeitregel

13.3 Auswertungen

• Zeitverlauf (Monat / Quartal)
• Dienstverhältnis-Analyse – Anteile Regeldienst, Bereitschaft, Ruf · 3/6/12 Monate · Export
• Bereitschaftstage (AIW) oder Rufdienst-Tage (OA)
• AIW: Recht & Vergütung (DACH) bzw. (CH) – Orientierung zu ArbZG/TV

13.4 Einstellungen

• App-Sprache
• Region & Regelwerk (DE/AT vs. CH)
• Anmelden & Backend
• Darstellung / Theme
• Bedienung & Barrierefreiheit
• Datenschutz & Freigabe
• Datenverschlüsselung (nach Anmeldung)

13.5 Daten & Konto

• Daten zurücksetzen (mit lokaler Wiederherstellung für ca. 2 Tage)
• Konto löschen
• Hinweise zu Testphase und Abo

14. Anmelden, Cloud & Verschlüsselung

14.1 Backend-Anmeldung

Unter Anmelden & Backend melden Sie sich mit E-Mail und Passwort an (Anmelden / Registrieren). Ohne Konto bleiben alle Daten auf dem Gerät.

14.2 Verschlüsselung

Mit Pro nutzt ArztZeit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Cloud-Daten. Wichtig:

• Schlüssel sichern – Recovery-Key in die Zwischenablage kopieren und sicher aufbewahren (Passwort-Manager, Ausdruck im Tresor)
• Schlüssel wiederherstellen – auf neuem Gerät nach Anmeldung

Verlieren Sie Gerät und Recovery-Key, können verschlüsselte Cloud-Daten nicht wiederhergestellt werden (Zero-Knowledge-Prinzip).

14.3 Status-Anzeigen

Im Profil sehen Sie Badges wie aktive Cloud-Synchronisation oder Standby bis zur ersten verschlüsselten Übertragung. Hilfetexte unter den Zeilen erklären Umfang und Synchronisation.

15. Testphase, Gratis & ArztZeit Pro

In der App-Store-Version (offizielle App) gilt nach der Backend-Registrierung eine 7-tägige Testphase (Kalendertage ab Probestart):

Nach der Testphase ohne Kauf (Gratis):

• Daten einsehen, aber keine Dienste mehr anlegen/ändern/löschen
• Kein Import verschlüsselter Backups
• Exporte mit Hinweis „Read-only“ / Post-Trial-Wasserzeichen
• Einmalige Aufforderung zum Kauf von ArztZeit Pro

15.1 ArztZeit Pro

Über den Paywall-Bildschirm (ArztZeit Pro) abonnieren Sie:

• Monatlich oder Jährlich
• ggf. Einmalig (Legacy) für berechtigte Bestandsnutzer

Vorteile: verschlüsselte Sicherung in der Cloud, Sync auf mehreren Geräten, volle Schreib-Rechte, Marktplatz/Pools/Mentoring-Feedback in der Cloud.

Entwicklungs-Builds ohne Store-Beschränkung verhalten sich anders – für Endnutzerinnen und Endnutzer gilt nur die veröffentlichte App.

16. Berichte & Exporte

Wasserzeichen in Test- oder Gratis-Phase sind beabsichtigt und weisen auf den Nutzungsstatus hin.

17. Daten zurücksetzen & Konto löschen

17.1 Daten zurücksetzen

Unter Profil → Daten & Konto → Daten zurücksetzen löschen Sie lokale App-Daten. Für kurze Zeit (ca. 2 Tage) kann eine lokale Wiederherstellung möglich sein – Details stehen im Bestätigungsdialog.

17.2 Konto löschen

Konto löschen entfernt Ihr Backend-Konto und zugehörige Cloud-Daten gemäß Datenschutzhinweisen. Exportieren Sie vorher Berichte und den Verschlüsselungs-Recovery-Key.

18. Häufige Fragen & Tipps

Warum unterscheiden sich AIW- und OA-Oberfläche?

Die Rolle beim Onboarding steuert Logbuch vs. Ruf, Dienstarten und Mentoring. Sie können relevante Angaben später im Profil prüfen (Region, Rolle nur eingeschränkt änderbar – je nach Version).

Was bedeutet „38:20/11h“ im ArbZG-Monitor?

Das ist Dauer in Stunden:Minuten (z. B. 38 h 20 min gearbeitet), keine Uhrzeit. „11h“ bezieht sich auf die Ruhezeitregel.

Sync funktioniert nicht

1. Internetverbindung prüfen
2. Angemeldet? Pro oder Testphase Mitte/Spät?
3. Verschlüsselungs-Schlüssel auf diesem Gerät wiederhergestellt?
4. App neu starten; ggf. Ab- und Anmeldung

Marktplatz leer?

Kollegen müssen verbunden sein und selbst Angebote stellen. Pools erweitern den Kreis über Einladungscodes.

Sprache ändern

Profil → Einstellungen → App-Sprache (Deutsch, Englisch u. a., je nach Verfügbarkeit).

Support & Updates

Halten Sie ArztZeit über den App Store aktuell. Bei Fehlern: Gerätemodell, iOS-Version, Schritte zur Reproduktion und Screenshots an den Support Ihrer Klinik bzw. den in der App genannten Kontakt senden.